Integritetspolicy
Läs hur EWIO behandlar personuppgifter, skyddar din information och hanterar dina rättigheter i konton, bokningar och betalningar.
1. Om denna integritetspolicy
Denna integritetspolicy beskriver hur EWestlin Gravering & Tillverkning (Enskild firma) behandlar personuppgifter när du använder EWIO som företagsanvändare, personal, slutkund, bokningskund, supportkontakt eller besökare på våra publika sidor.
Policyn omfattar EWIOs SaaS-plattform, bokningsfunktioner, marknadsplats, kundkonto, företagskonto, betalningsflöden, presentkort, klippkort, ångerbegäran, omdömen, support, kommunikation, säkerhet, drift, loggar och de moduler som kan aktiveras i plattformen.
2. EWIOs roller enligt GDPR
EWIO kan ha olika roller enligt GDPR beroende på varför personuppgifterna behandlas och vem som bestämmer ändamål och medel för behandlingen.
| Situation | Normal rollfördelning | Exempel |
|---|---|---|
| EWIO driver och administrerar plattformen för egna ändamål. | EWestlin Gravering & Tillverkning (Enskild firma) är normalt personuppgiftsansvarig. | Företagskonto, användarinloggning, abonnemang, fakturering mellan EWIO och företag, support, säkerhet, missbruksbekämpning, driftloggar, egen marknadsföring och administration. |
| Ett företag använder EWIO för sina kunder, bokningar, personal, interna anteckningar eller egna utskick. | Företaget är normalt personuppgiftsansvarigt och EWIO behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde enligt tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal. | Företagets kundregister, bokningshistorik, bokningsanteckningar, servicefrågor, personalplanering, företagets egna kundmeddelanden och företagets egen marknadsföring. |
| En slutkund bokar via EWIO och EWIO behöver behandla uppgifter för teknisk funktion, säkerhet eller betalningsspårning. | Rollerna kan vara delade efter ändamål. Företaget ansvarar normalt för tjänsten och kundrelationen; EWIO kan samtidigt vara personuppgiftsansvarig för teknisk drift, säkerhet och plattformsadministration. | Bokningsbekräftelse, avbokningskod, ångerbegäran, betalningsreferens, IP-adress, sessionsinformation, loggar och säkerhetshändelser. |
När EWIO behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde behandlar vi uppgifterna enligt företagets dokumenterade instruktioner, tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal och GDPR. Om EWIO behandlar samma uppgifter för ett eget nödvändigt ändamål, till exempel säkerhet eller rättsliga krav, kan EWIO vara personuppgiftsansvarig för just den behandlingen.
3. Varifrån uppgifterna kommer
- Direkt från dig när du registrerar konto, bokar, kontaktar support, fyller i formulär, laddar upp filer, lämnar omdöme eller använder en funktion.
- Från ett anslutet företag som lägger in kunder, personal, bokningar, fakturauppgifter, möten, bildgallerier eller annan information i EWIO.
- Automatiskt från din användning av EWIO, exempelvis IP-adress, webbläsarinformation, sessioner, loggar, tidpunkter, enhetsinformation och säkerhetshändelser.
- Från externa leverantörer när en funktion används, exempelvis betaltjänstleverantörer, e-postleverantörer, SMS-operatör, kalenderleverantörer, säkerhetstjänster eller domän-/routingtjänster.
- Från integrationer som du eller ett företag aktiverar, exempelvis Google Kalender eller annan kalenderintegration.
4. Kategorier av personuppgifter
| Kategori | Exempel på uppgifter | När de kan förekomma |
|---|---|---|
| Identitets- och kontaktuppgifter | Namn, företagsnamn, e-postadress, telefonnummer, adress, postnummer, ort, organisationskoppling, kundnummer och extern kundreferens. | Företagskonto, kundkonto, bokning, kundregister, faktura, support, verifiering, möten, galleri och kommunikation. |
| Konto- och autentiseringsuppgifter | Användar-ID, kund-ID, företags-ID, roll, behörighet, session, inloggningshändelser, engångskoder, kodstatus, utgångstid, rate limit-händelser och säkerhetsinställningar. | EWIO använder inloggning med engångskoder och sessionskontroll. Policyn utgår inte från att EWIO lagrar vanliga lösenord. |
| Företags- och abonnemangsuppgifter | Företagsprofil, organisationsnummer, momsnummer, faktureringsadress, abonnemangsplan, modulnivå, status, betalningsreferenser och verifieringsunderlag. | Registrering, kontrollpanel, abonnemang, kontoändringar, support och verifiering. |
| Boknings- och kunduppgifter | Vald tjänst, företag, personal, datum, tid, bokningsstatus, avbokningskod, avbokning, ombokning, no-show-status om funktionen används, pris, tillval, kundens meddelande och extra bokningssvar. | Publikt bokningsflöde, företagens bokningsadministration, kundkonto, bekräftelser, påminnelser och support. |
| Ångerbegäran och kundärenden | Typ av begäran, köpreferens, order-ID, företag, namn, e-post, telefon, köpdatum, betalsätt, meddelande, handläggningsstatus, kundbekräftelsestatus och tidsstämplar. För felsökning och säkerhet kan hash av IP-adress och användaragent sparas. | När en kund skickar ångerbegäran eller ett relaterat kundärende via EWIO. |
| Personal- och arbetsflödesuppgifter | Personalnamn, e-post, telefon, roll, arbetstider, raster, spärrade tider, koppling till tjänster, personalliggare, in-/utcheckning och relevanta auditloggar. | När ett företag administrerar personal, kalender och personalliggare i EWIO. |
| Betalnings- och transaktionsuppgifter | Belopp, valuta, betalningsmetod, betalningsstatus, order-ID, transaktionsreferens, Stripe-konto, kundens kvittoadress, återbetalnings- eller tviststatus där funktionen finns. | Onlinebetalning, förskottsbetalning, betalning på plats, abonnemang, fakturering, presentkort, klippkort och support. Fullständiga kortnummer och CVC behandlas normalt av betaltjänstleverantören, inte av EWIO. |
| Presentkortsuppgifter | Presentkorts-ID, kod eller kodreferens, köpare, mottagare om sådan anges, värde, saldo, giltighetstid, köp, användning, transaktionshistorik och betalningsreferens. | När ett företag säljer eller administrerar presentkort genom EWIO. |
| Klippkortsuppgifter | Klippkorts-ID, innehavare, ägare, antal klipp, kvarvarande klipp, giltighetstid, aktivering, kopplade tjänster, användningshistorik och bokningar kopplade till klippkortet. | När ett företag säljer eller administrerar klippkort genom EWIO. |
| Kommunikation | E-post, SMS, bokningsbekräftelser, avbokningar, ombokningar, påminnelser, inloggningskoder, supportmeddelanden, interna notiser, leveransstatus och felmeddelanden. | Servicekommunikation, support, säkerhet, bokningsflöden, recensioner och företagsadministration. |
| Omdömen och marknadsplats | Namn, betyg, omdömestext, koppling till verifierad bokning, företagssvar, marketplaceprofil, sök- och filterhändelser, besöksstatistik efter samtycke och auditloggar. | När omdömen lämnas, visas, importeras eller administreras och när marknadsplatsfunktioner används. |
| Möten, filer och bilder | Mötestitel, deltagarnamn, e-post, mötestoken, deltagarstatus, chatt-/händelsedata där funktionen används, uppladdade bilder, filnamn, bildmetadata, kundkommentarer, galleriklienter och nedladdningsloggar. | När mötes- eller gallerimoduler används av ett företag. |
| Teknisk information och säkerhetsloggar | IP-adress, användaragent, referer, request-URI, tidsstämplar, sessions-ID, besökstoken, CSRF-händelser, felkoder, rate limiting, driftstatus, backuphändelser och säkerhetshändelser. | Drift, felsökning, statistik efter samtycke, intrångsskydd, missbruksbekämpning, support och teknisk förvaltning. |
| Cookies och lokal lagring | Sessionscookies, cookieval, lokala inställningar, säkerhetsrelaterade cookies och statistikcookies där samtycke finns. | Webbplats, inloggning, säkerhet, betalning, cookieval och frivillig statistik. |
5. Ändamål, rättslig grund och lagring
| Behandling | Ändamål | Uppgifter | Rättslig grund | Lagring |
|---|---|---|---|---|
| Företagskonto och användarkonto | Skapa konto, administrera roller, ge åtkomst till moduler, hantera säkerhet och kommunicera om tjänsten. | Namn, e-post, telefon, företagskoppling, roll, behörighet, kontostatus, sessions- och inloggningshändelser. | Avtal med företaget eller åtgärder före avtal. Säkerhetsloggar behandlas även med berättigat intresse. | Så länge kontot är aktivt och därefter så länge uppgifterna behövs för avtal, support, säkerhet, bokföring eller rättsliga anspråk. |
| Kundkonto och bokningskonto | Låta kunder se bokningar, uppdatera kontaktuppgifter och samla historik där funktionen är aktiverad. | E-post, namn, telefon, kund-ID, sessionsdata, bokningshistorik och koppling till företag. | Avtal eller åtgärder före avtal när kunden använder kontot. För företagets kundregister behandlar EWIO ofta uppgifterna som biträde. | Så länge kontot eller kundrelationen finns och därefter enligt företagets instruktioner, lagkrav och tekniska gallringsrutiner. |
| Bokningar | Visa tider, genomföra bokning, boka rätt personal, skicka bekräftelse, hantera avbokning, ombokning, no-show och support. | Kundnamn, e-post, telefon, vald tjänst, personal, tid, status, pris, tillval, avbokningskod, extra svar, IP-adress och användaragent. | Avtal eller åtgärder före avtal. När företaget ansvarar för kundrelationen behandlar EWIO normalt uppgifter enligt företagets instruktion. Säkerhetsloggar behandlas med berättigat intresse. | Bokningar sparas så länge de behövs för kundrelationen, företagsadministration, support, betalningstvister och rättsliga krav. Exakta gallringsperioder för bokningsdata behöver fastställas av EWIO och företaget. |
| Ångerbegäran | Ta emot, registrera, koppla till rätt företag eller bokning, skapa supportunderlag och skicka mottagningsbekräftelse. | Typ av begäran, köpreferens, order-ID, företag, namn, e-post, telefon, köpdatum, betalsätt, meddelande, handläggningsstatus, kundbekräftelsestatus, tidsstämplar och begränsade säkerhetshashar. | Avtal eller åtgärder före avtal när begäran avser ett köp. Berättigat intresse används för spårbar handläggning, säkerhet och felsökning. Rättslig förpliktelse kan förekomma beroende på konsumenträtt, tvist eller myndighetskrav. | Ångerbegäran sparas så länge den behövs för handläggning, support, tvist eller rättsliga anspråk. Äldre begäranden köas för manuell retention review efter 1095 dagar enligt teknisk policy. |
| Presentkort | Sälja, leverera, verifiera, visa saldo, möjliggöra användning och hantera återbetalning eller avbokning när funktionen används. | Presentkorts-ID, kodreferens, köpare, mottagare om sådan anges, värde, saldo, giltighet, köpdatum, användning och betalningsreferens. | Avtal eller åtgärder före avtal. EWIO behandlar ofta uppgifter som biträde åt företaget när företaget är utställare. EWIO kan behandla tekniska loggar med berättigat intresse. | Så länge presentkortet är giltigt och därefter så länge uppgifterna behövs för bokföring, reklamation, betalningstvist, support eller rättsliga anspråk. |
| Klippkort | Sälja, aktivera, visa kvarvarande klipp, koppla klipp till bokningar, förbruka eller återställa klipp och hantera support när funktionen används. | Klippkorts-ID, innehavare, ägare, antal klipp, kvarvarande klipp, giltighet, användningshistorik, kopplade bokningar och betalningsreferenser. | Avtal eller åtgärder före avtal. EWIO behandlar ofta uppgifter som biträde åt företaget när företaget säljer klippkort. Säkerhets- och transaktionsloggar kan behandlas med berättigat intresse. | Så länge klippkortet är aktivt eller krav kan uppstå, till exempel vid bokföring, reklamation, betalningstvist, support eller rättsliga anspråk. |
| Betalningar och abonnemang | Ta emot betalningar, initiera betalflöden, hantera kvitton, abonnemang, återbetalningar, betalningsstatus, tvister och felsökning. | Belopp, valuta, betalningsmetod, order-ID, betalningsreferens, Stripe customer ID, Stripe subscription ID, connected account ID, status, kvittoadress, felkoder och tidsstämplar. | Avtal. Bokförings- och skatteuppgifter behandlas med rättslig förpliktelse. Säkerhet och bedrägeriförebyggande arbete kan behandlas med berättigat intresse. | Betalnings- och fakturauppgifter sparas så länge de behövs för avtal, bokföring, skatt, tvist och support. Auditloggar för fakturering anonymiseras efter 365 dagar och raderas efter 2555 dagar enligt teknisk policy. |
| Servicekommunikation | Skicka nödvändiga meddelanden om bokning, avbokning, ombokning, påminnelse, betalning, inloggningskod, säkerhet och support. | E-post, telefonnummer, meddelandetext, leveransstatus, felkod, boknings- eller kontoidentifierare. | Avtal, berättigat intresse eller behandling enligt företagets instruktion. Säkerhetsmeddelanden kan även grundas på berättigat intresse eller rättslig förpliktelse. | SMS-loggar anonymiseras efter 90 dagar och gallras normalt efter 180 dagar enligt teknisk policy. E-postloggar och meddelandehistorik behöver få tydligare retention. |
| Marknadsföring och kampanjer | Skicka EWIOs egen information där det är tillåtet, och ge företag tekniska verktyg för egna utskick, erbjudanden, rabattkoder eller återaktivering där funktionen används. | Kontaktuppgifter, samtycke eller spärr mot marknadsföring, kampanjdata, segment eller kundkoppling där företaget använder funktionen. | Samtycke när lagen kräver samtycke. I vissa B2B- eller befintlig kundrelation kan berättigat intresse användas efter bedömning. Företagets egna utskick sker normalt under företagets ansvar. | Så länge marknadsföringsrelationen består eller tills mottagaren avregistrerar sig. Spärrlistor kan behöva sparas för att respektera invändningar. |
| Omdömen | Samla in, verifiera, visa, moderera och administrera omdömen om företag och bokningar. | Namn, e-post eller bokningskoppling, betyg, omdömestext, företagssvar, tidsstämplar, verifieringslänk och publiceringsstatus. | Berättigat intresse för verifierade och relevanta omdömen, avtal där funktionen ingår och i vissa fall samtycke beroende på hur omdömet publiceras. | Så länge omdömet är relevant för marknadsplatsen och därefter enligt raderings-, modererings- eller invändningsrutiner. Exakt retention behöver fastställas. |
| Support, verifiering och bilagor | Hantera supportärenden, kontoverifiering, ändring av låsta företagsuppgifter, felrapporter, säkerhetsfrågor och teknisk felsökning. | Kontaktuppgifter, kontouppgifter, supportmeddelanden, teknisk information, relevanta bokningsuppgifter och filer eller bilder som bifogas. | Avtal, berättigat intresse och i vissa fall rättslig förpliktelse. Samtycke kan förekomma när du frivilligt skickar in vissa uppgifter, men samtycke används inte som generell grund för support. | Så länge ärendet behöver hanteras och därefter så länge uppgifterna behövs för uppföljning, säkerhet eller rättsliga anspråk. Exakt retention för supportbilagor behöver fastställas. |
| Tekniska loggar, säkerhet och drift | Driva tjänsten, felsöka, upptäcka intrångsförsök, hantera rate limiting, förebygga spam, skydda konton och utreda missbruk eller incidenter. | IP-adress, user agent, request-URI, referer, session, händelsetyp, metadata, felmeddelanden, konto- eller orderreferens och tidsstämplar. | Berättigat intresse av säker och fungerande plattform. Rättslig förpliktelse kan gälla vid incidenthantering eller myndighetskrav. | Säkerhetsloggar anonymiseras efter 180 dagar. Lågprioriterade säkerhetsloggar raderas efter 365 dagar och högre riskloggar efter 730 dagar enligt teknisk policy. |
| Besöksstatistik och cookies | Komma ihåg session, cookieval och lokala inställningar samt mäta publik trafik där statistik är aktiverad med samtycke. | Cookie-ID, besökstoken, IP-adress, user agent, referer, sidvisningar, första/senaste sida och samtyckesval. | Nödvändiga cookies används för att tillhandahålla begärd tjänst. Statistik och icke-nödvändiga cookies används med samtycke. | Rå besöksdata anonymiseras efter 30 dagar och raderas efter 180 dagar. Dagssummeringar raderas efter 395 dagar enligt teknisk policy. |
6. Bokningar och kunddata
När du bokar via EWIO behandlas de uppgifter som behövs för att visa rätt tjänst, boka tid, skicka bekräftelse, hantera betalning, avbokning, ombokning, no-show, påminnelser och support. Det företag du bokar hos får tillgång till relevanta bokningsuppgifter för att kunna utföra tjänsten och hantera sin kundrelation.
Företaget kan konfigurera tjänster, personal, tider, avbokningsregler, egna bokningsvillkor, extra frågor och frivilliga eller obligatoriska fritextfält. Företaget ansvarar normalt för att sådana fält är nödvändiga, lagliga, tydliga och inte samlar in fler uppgifter än vad som behövs.
Bokningsuppgifter kan även användas för tekniska ändamål som att skicka e-post eller SMS, synkronisera med en kalenderintegration, visa bokningen i kundkonto, skapa omdömesförfrågan, felsöka betalning eller utreda missbruk.
7. Presentkort
När ett företag säljer eller administrerar presentkort genom EWIO kan personuppgifter behandlas för att skapa presentkortet, ta betalt, leverera det digitalt, visa saldo, kontrollera giltighet, registrera användning, hantera avbokning, support, återbetalning och tvist.
Uppgifterna kan omfatta köpare, mottagare om mottagare anges, presentkorts-ID, kod eller kodreferens, värde, saldo, giltighetstid, köpdatum, användningshistorik, betalningsreferens och kommunikation. EWIO bör begränsa exponeringen av presentkortskoder och inte visa säkerhetskritiska detaljer i onödan.
När företaget är utställare av presentkortet är företaget normalt personuppgiftsansvarigt för kundrelationen och EWIO behandlar uppgifter för att tillhandahålla den tekniska funktionen. EWIO kan vara personuppgiftsansvarig för egna säkerhets-, drift- och betalningsloggar.
8. Klippkort
När ett företag säljer eller administrerar klippkort genom EWIO kan personuppgifter behandlas för att skapa klippkortet, koppla det till rätt innehavare, visa antal klipp, hantera giltighetstid, koppla klipp till bokningar, förbruka eller återställa klipp, hantera avbokning, no-show, support och betalningsfrågor.
Uppgifterna kan omfatta innehavare, ägare, klippkorts-ID, antal klipp, kvarvarande klipp, giltighet, vilka tjänster kortet gäller för, användningshistorik, bokningar kopplade till kortet och betalningsreferenser.
Om ett klippkort är personligt behöver EWIO och företaget behandla uppgifter som visar vem som får använda kortet. Om kortet är överlåtelsebart bör behandlingen begränsas till det som behövs för köp, saldo, kontroll och support.
9. Betalningar
EWIO kan stödja flera betalningssätt, exempelvis betalning på plats, onlinebetalning, förskottsbetalning, presentkort, klippkort eller kombinationer där funktionen finns. Betalningsflöden kan behandlas av externa betaltjänstleverantörer.
I nuvarande betalningsflöden används Stripe för abonnemang och kan användas för onlinebetalningar i bokningsflödet genom företagets anslutna Stripe-konto. EWIO lagrar normalt tekniska betalningsreferenser, belopp, valuta, order-ID, betalstatus, Stripe-kund- eller abonnemangsreferenser och felkoder, men inte fullständiga kortnummer eller CVC.
Betaltjänstleverantören kan behandla egna uppgifter för betalning, bedrägerikontroll, regelefterlevnad och kundkännedom enligt sina villkor och sin integritetspolicy. Vid betalningstvister eller chargebacks kan EWIO och företaget behöva behandla bokningsuppgifter, kvitton, kundkommunikation och betalningsreferenser för att styrka transaktionen.
10. Service, meddelanden och marknadsföring
EWIO skiljer mellan nödvändiga servicemeddelanden och marknadsföring. Servicemeddelanden kan till exempel vara bokningsbekräftelse, avbokning, ombokning, påminnelse, inloggningskod, säkerhetsmeddelande, betalningsinformation eller supportmeddelande.
EWIO kan skicka egen marknadsföring till företag eller användare där det finns rättslig grund och mottagaren inte har motsatt sig sådan kommunikation. Om samtycke krävs ska samtycke användas. Du kan avregistrera dig från marknadsföring via instruktion i meddelandet eller genom att kontakta supporten.
När ett företag använder EWIO för att skicka egna erbjudanden, kampanjer, nyhetsbrev, rabattkoder eller återaktiveringsmeddelanden är företaget normalt personuppgiftsansvarigt för utskickets innehåll, mottagarlista och rättsliga grund. EWIO tillhandahåller då den tekniska funktionen och kan stoppa eller begränsa utskick vid misstänkt spam, missbruk eller lagrisk.
11. Omdömen
Om du lämnar ett omdöme kan EWIO behandla namn, kontaktuppgift eller bokningskoppling, betyg, omdömestext, tidsstämpel och eventuell verifiering av att omdömet hör till en faktisk bokning. Omdömen kan visas på företagets EWIO-profil eller i marknadsplatsen om funktionen och villkoren tillåter det.
Företag kan ha möjlighet att svara på omdömen. EWIO kan moderera, dölja eller ta bort omdömen och svar om det behövs för säkerhet, rättsliga krav, missbruk, vilseledande innehåll eller plattformens regler.
12. Support, verifiering, filer och bilder
Vid supportärenden behandlar EWIO de uppgifter som behövs för att förstå, felsöka och besvara ärendet. Det kan omfatta kontaktuppgifter, kontoinformation, relevant bokningsinformation, tekniska loggar, felmeddelanden, meddelandetext och bilagor.
Ångerbegäran sparas separat för att kunna handläggas, kopplas till rätt företag eller bokning, följas upp och bekräftas till kunden. Om rätt företag kan identifieras kan begäran även skapa ett supportärende så att företaget och EWIO kan hantera frågan utan att ångerbegäran automatiskt blir en avbokning eller återbetalning.
Vid kontoverifiering eller begäran om ändring av låsta företagsuppgifter kan EWIO behandla företagsuppgifter, kontaktperson, underlag och bilagor som skickas in. Skicka bara information som behövs för ärendet.
Om ett företag använder gallerimodulen kan bilder, filnamn, bildmetadata, klientnamn, klient-e-post, kommentarer, favoriter, beställningar och nedladdningsloggar behandlas. Företaget ansvarar normalt för innehållet och för att det finns rättslig grund att ladda upp och dela materialet.
13. Möten och integrationer
Om mötesfunktionen används kan EWIO behandla mötestitel, beskrivning, rumsidentifierare, värd, deltagarnamn, e-post, mötestoken, deltagarstatus, tidsstämplar, sessioner, anslutningsinformation och möteshändelser. Mötesfunktionen kan även använda tekniska tjänster för anslutning vid videomöten.
Om kalenderintegration aktiveras kan EWIO behandla kalender-ID, kalendernamn, Google-konto, OAuth-token, scope, synkstatus, synkfel, Google-event-ID och länk till kalenderhändelse. Bokningshändelsen som skickas till kalendern är begränsad till uppgifter som behövs för kalenderfunktionen.
14. Loggar och säkerhet
EWIO behandlar teknisk information för drift, felsökning, autentisering, säkerhet, incidenthantering, rate limiting, skydd mot automatiserade registreringar, bedrägeriförebyggande arbete och missbruksutredningar. Det kan omfatta IP-adress, användaragent, request-URI, referer, sessionsinformation, händelsetyp, metadata, konto- eller orderreferens, felkoder och tidsstämplar.
Vi beskriver säkerhetsbehandlingen på en övergripande nivå för att inte avslöja säkerhetskritiska detaljer. EWIO använder tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder som behörighetsstyrning, HTTPS, säkra sessionsinställningar, CSRF-skydd, rate limiting, loggning av viktiga händelser, begränsad åtkomst och rutiner för incidenthantering.
Skicka aldrig lösenord, hela kortnummer, BankID-uppgifter, känsliga dokument eller engångskoder till supporten om vi inte uttryckligen har begärt en viss uppgift och det är nödvändigt för ärendet. EWIOs identifierade inloggningsflöden bygger på engångskoder och sessioner, inte på att användaren skickar lösenord till support.
15. Cookies och liknande teknik
EWIO använder cookies och liknande teknik för att hålla sessioner, spara cookieval, skydda inloggade delar, möjliggöra betalnings- och säkerhetsfunktioner samt mäta trafik när användaren har samtyckt till statistik.
Nödvändiga cookies används för att den tjänst du begär ska fungera. Statistik, marknadsföring eller annan icke-nödvändig teknik används bara när rättsliga krav för sådan användning är uppfyllda. Mer information finns i EWIOs cookiepolicy.
16. Mottagare och underbiträden
Personuppgifter delas bara när det behövs för att leverera EWIO, hantera en bokning eller betalning, följa lag, skydda systemet, ge support eller när du eller ett företag har aktiverat en integration.
| Mottagare | Exempel på varför uppgifter delas |
|---|---|
| Det företag du bokar hos eller har kundrelation med | Företaget behöver relevanta boknings-, kund-, betalnings- och kontaktuppgifter för att utföra tjänsten och hantera sin kundrelation. |
| Betaltjänstleverantörer | Onlinebetalning, abonnemang, kvitton, betalningsstatus, bedrägerikontroll, återbetalningar och betalningstvister. |
| Drift, databas, backup och infrastruktur | EWIO använder drift- och infrastrukturtjänster för exempelvis databas, backup, domän, DNS, routing, säkerhet, tillgänglighet och kommunikation. |
| E-post- och SMS-leverantörer | Inloggningskoder, bokningsbekräftelser, påminnelser, avbokningar, support och andra service- eller företagsmeddelanden. |
| Kalender-, video- och API-integrationer | Synkronisering av bokningar, mötesfunktioner och funktioner som företaget eller användaren aktiverar. |
| Support-, säkerhets- och analysverktyg | Felsökning, säkerhetskontroll, spam-/missbruksskydd, statistik efter samtycke och driftaviseringar. |
| Myndigheter, domstolar, rådgivare och andra parter vid krav | När EWIO är rättsligt skyldigt, behöver fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller måste hantera allvarliga säkerhets- eller betalningsrisker. |
När EWIO agerar personuppgiftsbiträde kan vi använda underbiträden för att leverera tjänsten. Underbiträden ska regleras i personuppgiftsbiträdesavtal och hållas aktuella.
| Område | Leverantör | Ändamål | Plats | Status |
|---|---|---|---|---|
| Drift, databas och backup | EWIO och verifierade driftleverantörer | Drift av EWIO, databaser, lagring, backup, säkerhet och tillgänglighet. | Enligt intern leverantörs- och driftdokumentation | Detaljerad drift- och backupinformation lämnas till anslutna företag på begäran när det behövs för dataskyddsbedömning. |
| Domän, DNS och routing | Verifierade domän- och routingpartner | Domänhantering, DNS, routing, transportskydd och tillgänglighet. | Enligt respektive leverantörs villkor och skyddsåtgärder | Används för domän, DNS, routing och transportskydd. |
| E-post | Verifierad e-postleverantör | Utskick av inloggningskoder, bokningsbekräftelser, påminnelser, support, fakturarelaterade meddelanden och systemmeddelanden. | Enligt leverantörens villkor och skyddsåtgärder | Används för EWIOs e-postutskick. |
| SMS | EWIOs SMS-funktion och verifierad SMS-operatör | SMS för bokningsbekräftelser, påminnelser, avbokningar och testmeddelanden. | Enligt operatörens villkor och skyddsåtgärder | Används när SMS-funktioner är aktiverade. |
| Betalningar | Extern betaltjänstleverantör | Onlinebetalningar, checkout, betalningsreferenser, abonnemang, bedrägeriskydd och kvitton. | Enligt betaltjänstleverantörens villkor och skyddsåtgärder | Används när onlinebetalning eller abonnemangsbetalning är aktiverad. Betaltjänstleverantören kan ha egen GDPR-roll för vissa betalningsändamål. |
| Säkerhetskontroll | Extern säkerhetsleverantör | Skydd mot spam, automatiserade registreringar och missbruk. | Enligt säkerhetsleverantörens villkor och skyddsåtgärder | Används där säkerhetskontroll är aktiverad. |
| Videomöten och kalenderintegrationer | Extern mötes- eller kalenderleverantör | Teknisk anslutningshjälp för WebRTC-möten och kalenderintegrationer när företaget aktiverar sådana funktioner. | Enligt respektive leverantörs villkor och skyddsåtgärder | Endast när berörd mötes- eller kalenderfunktion är aktiverad. |
| Externt inbäddat innehåll | Extern innehållsleverantör | Visning av externt innehåll på publika sidor efter relevant cookiesamtycke när funktionen används. | Enligt innehållsleverantörens villkor och skyddsåtgärder | Frivilligt externt innehåll. Är normalt inte underbiträde för företagets kundregister men kan behandla besöksdata som extern tjänst. |
17. Överföring utanför EU/EES
EWIO försöker beskriva leverantörers behandlingsplatser på en leverantörsneutral och aktuell nivå. Vissa leverantörer eller funktioner kan innebära behandling i EU/EES och andra länder, exempelvis betalningar, säkerhetskontroll, domän/routing, SMS, kalenderintegrationer eller videomöten beroende på faktisk konfiguration.
Om personuppgifter överförs till land utanför EU/EES ska överföringen ske med stöd av en tillåten mekanism enligt GDPR, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå, EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annan giltig skyddsåtgärd. EWIO ska inte påstå att all behandling sker inom EU/EES om detta inte är verifierat.
18. Lagringstid och radering
EWIO sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för ändamålet, om inte längre lagring krävs eller är tillåten på grund av lag, bokföring, betalningstvist, säkerhet, support, avtal eller rättsliga anspråk. Vissa loggar anonymiseras innan de raderas.
| Kategori | Nuvarande känd lagring eller behov |
|---|---|
| Publik besöksstatistik i bokningsflöden | Rå besöksdata anonymiseras efter 30 dagar och raderas efter 180 dagar. Dagssummeringar raderas efter 395 dagar. |
| Säkerhetsloggar | Anonymiseras efter 180 dagar. Lågprioriterade loggar raderas efter 365 dagar och högre riskloggar efter 730 dagar. |
| Inloggningsloggar | Anonymiseras efter 180 dagar. Kodförfrågningar och misslyckade försök raderas efter 365 dagar; login/logout-händelser efter 730 dagar. |
| Bokningsflödesloggar | Anonymiseras efter 180 dagar och raderas efter 730 dagar. |
| Företagsregistreringsloggar | Anonymiseras efter 90 dagar och raderas efter 365 dagar. |
| Marketplace- och bokningsadminloggar | Marketplace-loggar anonymiseras efter 180 dagar och raderas efter 730 dagar. Bokningsadminloggar anonymiseras efter 365 dagar och raderas efter 730 dagar. |
| Fakturaaudit och räkenskapsunderlag | Fakturaaudit anonymiseras efter 365 dagar och raderas efter 2555 dagar. Räkenskapsinformation kan behöva sparas enligt bokföringsregler. |
| SMS-loggar | Anonymiseras efter 90 dagar och raderas efter 180 dagar när statusen är skickad, misslyckad eller avbruten. |
| Beta-inbjudningar | Användning av beta-inbjudningar anonymiseras efter 180 dagar. Förbrukade, utgångna eller blockerade inbjudningar raderas efter 730 dagar. |
| Konton, kundregister, bokningar, presentkort, klippkort, support, möten och galleri | Lagring sker så länge uppgifterna behövs för respektive ändamål, företagets instruktioner, avtal, lagkrav, säkerhet eller rättsliga anspråk. Mer detaljerade gallringsrutiner kan gälla per modul. |
| Ångerbegäran | Ångerbegäran sparas medan ärendet behöver hanteras och därefter så länge uppgifterna behövs för support, tvist, konsumenträttslig bedömning eller rättsliga anspråk. Äldre poster köas för manuell retention review efter 1095 dagar. |
När ett slutkundskonto raderas eller ett företag avslutar sitt konto kan all information inte alltid tas bort direkt. Uppgifter kan behöva sparas för bokföring, avtal, reklamationer, återbetalningar, presentkort, klippkort, bokningshistorik, betalningstvister, säkerhet eller rättsliga anspråk.
19. Barn och minderåriga
EWIO är i första hand en plattform för företag och deras kunder och är inte utformad som en tjänst riktad särskilt till barn. Koden visar ingen fullständig teknisk åldersspärr för alla bokningsflöden.
Minderåriga kan förekomma om en vårdnadshavare bokar åt ett barn eller om ett företag behandlar uppgifter om en minderårig kund inom sin verksamhet. Företaget ansvarar normalt för att ha rättslig grund och lämna korrekt information när företaget behandlar sådana kunduppgifter genom EWIO.
20. Känsliga personuppgifter
EWIOs boknings- och kundregisterfunktioner kan innehålla fritextfält, kundanteckningar, extra bokningsfrågor, supportbilagor, galleribilder och företagsinterna noteringar. Sådana fält kan i praktiken användas på ett sätt som innebär att känsliga personuppgifter anges, till exempel hälsouppgifter, allergier eller behandlingsinformation.
EWIO är inte avsett att användas som journalsystem. Företag ska inte lägga in känsliga personuppgifter, uppgifter om brott eller sekretessbelagda uppgifter i EWIO om det inte är nödvändigt, lagligt, tydligt informerat till den registrerade och omfattas av tillämpliga avtal och säkerhetskrav.
Om en funktion eller ett företag behöver behandla särskilda kategorier av personuppgifter enligt GDPR artikel 9 måste företaget och EWIO säkerställa att det finns både rättslig grund enligt artikel 6 och ett tillämpligt undantag enligt artikel 9, samt lämpliga skyddsåtgärder.
21. Profilering och automatiserade beslut
EWIO fattar inte i nuläget automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande följder för användare. Plattformen kan däremot använda sökning, sortering, filtrering, teknisk risk- och säkerhetsloggning samt förberedande funktioner i vissa moduler.
Sådan sökning, sortering, statistik och säkerhetsloggning används för funktion, säkerhet och relevans och ska inte användas för automatiserade beslut med betydande följder utan tydlig information och rättslig grund. Eventuella framtida AI-, rekommendations- eller riskbedömningsfunktioner behöver bedömas separat innan lansering.
22. Dina rättigheter
Du har rättigheter enligt GDPR. Rättigheterna gäller under de förutsättningar som anges i GDPR och är därför inte alltid absoluta.
- Rätt till information om hur dina personuppgifter behandlas.
- Rätt till tillgång och registerutdrag.
- Rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
- Rätt att begära radering när förutsättningarna för radering är uppfyllda.
- Rätt att begära begränsning av behandling.
- Rätt till dataportabilitet när behandlingen grundas på avtal eller samtycke och sker automatiserat.
- Rätt att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse.
- Rätt att återkalla samtycke när behandlingen grundas på samtycke.
Om uppgifterna gäller EWIOs egen behandling, exempelvis företagskonto, EWIO-konto, abonnemang, support, säkerhet, ångerbegäran eller EWIOs egen marknadsföring, kontaktar du EWIO. Om uppgifterna gäller ett företags kundregister, bokning, tjänst, presentkort, klippkort, egna utskick eller interna anteckningar kan företaget vara personuppgiftsansvarigt. Du kan ändå kontakta EWIO, och vi hjälper till enligt våra skyldigheter när vi agerar personuppgiftsbiträde.
23. Export, kontoavslut och radering
Företag kan ha möjlighet att exportera vissa kontodata från EWIO, exempelvis företagskonto, användare, notifieringar, aktivitet, abonnemang och domäner där exportfunktionen och tabellerna finns. Exportmöjligheter för kund-, boknings-, presentkorts-, klippkorts-, faktura-, galleri- och mötesdata kan variera mellan moduler och behöver hanteras enligt tillämpliga instruktioner och avtal.
Om du begär radering gör EWIO en bedömning av vilka uppgifter som kan tas bort direkt och vilka som måste sparas en tid till. Exempel på skäl för fortsatt lagring är bokföring, avtal, kundkrav, ångerbegäran, återbetalning, chargeback, säkerhet, missbruksutredning, presentkort, klippkort, support eller rättsliga anspråk.
Ett företag som avslutar sitt EWIO-konto ansvarar fortsatt för sina skyldigheter gentemot kunder enligt Företagsvillkoren, inklusive bokningar, presentkort, klippkort, reklamationer och återbetalningar. EWIO kan behålla information som behövs enligt lag eller för att hantera pågående krav, betalningstvister, säkerhetsfrågor eller avveckling av tjänsten.
24. Kontakt och klagomål
För frågor om EWIOs behandling av personuppgifter, kontakta [email protected]. Ange gärna vilken roll du har, vilket företag eller vilken bokning frågan gäller och vilken rättighet eller fråga du vill hantera.
Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att personuppgifter behandlas i strid med GDPR. Mer information finns på imy.se.
25. Ändringar av policyn
EWIO kan uppdatera denna integritetspolicy när tjänsten, lagkrav, leverantörer, säkerhetsrutiner eller behandlingar förändras. Vid väsentliga ändringar kan vi informera på lämpligt sätt, exempelvis i plattformen, via e-post eller på webbplatsen.
Frågor om detta?
Kontakta oss om du vill utöva dina rättigheter, rapportera en säkerhetsfråga eller få förtydliganden kring villkoren.
[email protected]